前回のラストに書いた通り、公私にわたりデジタル通とみられる私だが、実は紙とペンが好き。手帳やノート、ペンを使うことが好きなのだ。
今回は手帳のお話。社会人院生になった以上、これまで以上に時間管理は大切だ。
時間管理について、システム手帳とデジタルサービスを併用している。基本的には手帳に依るが、一日のToDoと時間の管理はTaskChute cloudを使っている。この組み合わせがベストとは思っていないが、ベターとは思っている。
時間管理や手帳法の本は山ほど出版されているが、多くの本に共通していることは「時間管理＝出来事の管理」だ。「出来事の管理」の定義は難しいだろうが、私はシンプルに「ToDo」の管理、としている。
「ToDo」とはやるべきことなのだろうが、それは公私を問わず義務的なもの、やっておいた方が良いもの、だけでなく、やりたいこと、も含まれると捉えて管理をしようと思っている。
これを紙の手帳に書き込む。よくある自己啓発本通り(笑)目標や、やりたいことを２～３ページで書いておく。もっとも、私にとっては、おまけ程度だけれど、ちょっとしたお楽しみコンテンツとして書き込んでいるだけだ。やりすぎるとシステム手帳がパンパンになってしまうので、程々にしている。本やネットで勧められているほどしっかりと書いてはいない。
肝心なのは月間予定表（マンスリー）だ。私の予定管理の基本はここにある。よくあるマンスリーは、カレンダータイプのブロック型だろう。手帳のマンスリーページの定番だろうが、私が使っているのは横バーチカルというもの。見開きで一か月、片側ページで15日分が刻まれており、各日が横に伸びるブロックで示され、時間軸が印刷されている。週間予定表の月間版みたいなものだ。
社外の予定や仕事の締切日などはここに書いておく。アポや打合せは時間の部分に線を引いて書き込む。仕事とプライベートの区別はしない。書き込まれた予定の前後はオンラインでない限りは移動時間になるので、それは点線で書き込む。
こうすることで、埋まる時間と空く時間が把握できる。私は「手持ち時間の視覚化」と読んでいる。これを月単位で、パッと見て直感的に空き時間を把握できるようにしているわけだ。締切日も書き込むことでより直感的にやるべきことが見えてくる。また、家族や友人の記念日も入れておけば、プライベートの準備も意識できる。
私は仕事、プライベート、授業の全ての予定をここに入れる。マンスリーの欄は狭いので、略号などを多用する。入った予定ごとに書き込んでいくが、だいたい１～２か月の手持ち時間を把握できるようになる。
経験上、この単位の期間を把握することが追い詰められすぎないようにしながら何とか締め切りに間に合わせるようにすることに繋がるのでは、と思っている。
「短期」とか「中長期」という言葉を使った場合、世間一般では「中期」は１～３年、「長期」はそれ以上と言い「短期」は１年未満をさすのだろうが、個人の生活を考えた場合「短期」は１週間、「中期」は１～３ヵ月、「長期」はそれ以上１年未満、１年以上を「超長期」、３年以上は「夢」と区分した方が良いような気がしている。
目先の仕事と先々をつなげるには中期の取り組みが大事。つまり１～３ヵ月の取り組みが最も大事なのだろうと感じている。この中期をしっかりとこなすことが仕事でもプライベートでも求められており、最低限の成果を上げることに繋がると思う。その為に、マンスリーに横バーチカルを使ってその程度の期間の手持ち時間を把握できるようにしている。
常に１週間程度で把握するだけでは、より長い準備が必要なケースを見落としたり先送りしたりしてしまう。かといって常に１年単位で考えてしまうと、目の前の事象を軽んじたりする。臨場感を保ちつつ先を睨んだ行動をとるためには、１～３ヵ月という中期の把握が大切だろう。この中期の繰り返しが人生を作っていくと捉えている。
これを見ながら当月や週間にブレイクダウンしながらやるべきこと、やりたいことを書き出し、空いている時間に当てはめて実行できるかを考える。多少の無理は必要なケースも多いが、あまり無理がないように考える。突発的な事項や、自身や家族の体調不良もあり得るからだ。特に後者はシャレにならないので、発生する場合を少しで良いから考慮したい。
手持ち時間や、やるべきことの項目を把握することはとても大切だ。皆も大事だと分かっているが、いわゆる「できない人」はこれを把握できていない。本人は分かっているつもりでも、実は把握しておらず、タスクが散らかっている。
自分の経験や周囲の観察から、仕事を終えられない人は、時間とToDoの把握ができていないか、単にToDoが多過ぎるか、だ。後者はスケジューリングの問題もあるが、多くの場合所属組織の問題も大きく、これは自分でコントロールできないことが多い。前者の部分は多少なりとも対応しようがある。
バーチカルマンスリーの活用だけで、できるようになるとは思えないが、その一助にはなっていると思う。
社会人院生になって、ますます重要だと感じている。
